Gestion électronique des documents (GED)

Référence programme: 

Contexte et actions antérieures :

La documentation généraliste et la production interne furent gérées sous Access jusqu’en 2006. Les photos quant à elles ne faisaient pas l’objet d’une gestion informatisée.

En 2006, l’acquisition du logiciel Alexandrie (société GB Concept) permit d’informatiser toute la documentation (papier / numérique et photos numériques) :
-        La première étape a consisté à importer la base Access dans la base Alexandrie, paramétrée avec l’aide de la société GB Concept. 
-        La seconde étape fut la numérisation de 1000 diapositives représentatives de l’activité Conservatoire et leur indexation.
-        La troisième étape fut la mise en conformité des données importées d’Access
-        L’étape actuelle est la saisie de toutes les photos numérisées et la saisie au jour le jour des autres documents.

Contenu de l'action: 

En 2010-2011, le CPNS a basculé sa base de données documentaire sous Alexandrie 7. La technologie Full Web a permis de fondre le fonds Gemina et le fonds CPNS en seule base de données.

Le site www.gemina.fr, créé en 2007 dans la cadre de la Convention pluriannuelle d’objectifs avec la Région a permis de regrouper un certain nombre de notices bibliographiques issues d’un ensemble de ressources documentaires proposées par les Conservatoire du Rhône-Alpes et plusieurs structures gestionnaires d’espaces naturels de la Région.
Gemina est un portail documentaire, il est géré par le logiciel Alexandrie 7 et permet le téléchargement des documents au format pdf.

Actuellement, la documentation générale, la production interne et les photos sont indexée et constituent une GED dans la mesure où les supports sont physiques et numériques.
Une seule personne indexe les documents. L'équipe peut maintenant compléter l’indexation des photos et les rechercher grace aux logiciel Xnview et Picasa.

Le projet à cours terme est d’intégrer à cette gestion les documents administratifs tels que :
-        Les contrats et conventions de gestion,
-        Les factures et devis,
-        Certains courriers,
-        Les archives administratives…
 
Une autre personne du secteur comptabilité-secrétariat sera habilitée à indexer ces documents.

Elargissement au pôle gestion :

Le projet de pôle régional « gestion des milieux naturels » fait partie d’une démarche de constitution de pôles de ressources régionaux :
·        Flore-Habitats (déjà constitué et piloté par le Conservatoire botanique national alpin) ;
·        Gestion des milieux naturels (en cours de constitution) ;
·        Faune (pas encore constitué).

Il est piloté par le Conservatoire Rhône-Alpes d’espaces naturel (CREN) et financé par la Région, la DREAL et l’Agence de l’Eau Rhône-Méditerranée-Corse.  
Le projet consiste à mettre en place une plateforme internet de ressources pour les différents acteurs (gestionnaires, institutionnels, etc.) de la gestion des milieux naturels de Rhône-Alpes.
 
Au cours de l'année 2009, une étude de préfiguration du pôle gestion s'est orientée particulièrement sur la rencontre des partenaires à impliquer, afin de connaître leurs attentes et de définir une possible structuration de ce pôle. Cette démarche s’est poursuivie en 2010 (auprès de partenaires techniques et de la Région Rhône-Alpes, de la DREAL et de l’Agence de l’eau RMC) et a permis de proposer la construction d’une plateforme web ayant pour but de créer les synergies du pôle.
 
Après cette réflexion le « pôle gestion des milieux naturels » rentre donc dans une phase de mise en œuvre. Elle est accompagnée et suivie par une phase d’animation de ce projet, confié par le CREN à Cécile Racapé, chargée d’animation du pôle Gestion depuis juin 2011.
 
Le travail 2010 (réalisé en grande partie par Emmanuelle Condé, salariée CPNS)  a permis de dessiner un projet de plateforme web pôle «gestion des espaces naturels» composé de trois blocs :
·        Bloc 1 : il se propose d’agréger et de mettre à disposition des données sur les sites gérés,
·        Bloc 2 : celui-ci de partager des informations méthodologiques et scientifiques sur les suivis,
·        Bloc 3 : centraliser et mettre à disposition des documents concernant la préservation et la gestion des milieux naturels.
 
Objectifs du Pôle :

·        Conforter et animer un réseau des gestionnaires rhônalpins de milieux naturels pour favoriser la connaissance réciproque des acteurs et développer des synergies d’actions,
·        Harmoniser les outils méthodologiques et les référentiels utilisés pour collecter, saisir et valider les données afin d’améliorer la qualité des informations produites en Rhône-Alpes,
·        Assurer la cohérence des données produites par les membres du réseau, les centraliser dans un système d’information unique et en préserver la pérennité,
·        Diffuser les données collectées après avoir défini les règles de diffusion en conformité avec la règlementation,

Plan de financement: 

Ce projet est financé par :

  • Conseil général de la Savoie,
  • Région Rhône-Alpes,
  • Agence de l'Eau Rhône-Méditerranée et Corse.
Chef de projet: 
Christine Garin / Frédéric Biamino