Gestion électronique des documents (GED)

Axe(s) d'action :

Image: 
Mise en place du programme : 
2006 to 2015
Contexte : 

La documentation généraliste et la production interne furent gérées sous Access jusqu’en 2006. Les photos quant à elles ne faisaient pas l’objet d’une gestion informatisée.

En 2006, l’acquisition du logiciel Alexandrie (société GB Concept) permit d’informatiser toute la documentation (papier / numérique et photos numériques) :
- La première étape a consisté à importer la base Access dans la base Alexandrie, paramétrée avec l’aide de la société GB Concept.
- La seconde étape fut la numérisation de 1000 diapositives représentatives de l’activité Conservatoire et leur indexation.
- La troisième étape fut la mise en conformité des données importées d’Access.
- L’étape finale était la saisie de toutes les photos numérisées et la saisie au jour le jour des autres documents.

Partenaires financiers : 

Ce projet est financé par : - Conseil général de la Savoie, - Région Rhône-Alpes, - Agence de l'Eau Rhône-Méditerranée et Corse.

Contenu / Actions : 

En 2010-2011, le CPNS a basculé sa base de données documentaire sous Alexandrie 7. La technologie Full Web a permis de fondre le fonds Gemina et le fonds CPNS en seule base de données.

Le site www.gemina.fr, créé en 2007 dans le cadre de la Convention pluriannuelle d’objectifs avec la Région a permis de regrouper un certain nombre de notices bibliographiques issues d’un ensemble de ressources documentaires proposées par les Conservatoires de Rhône-Alpes et plusieurs structures gestionnaires d’espaces naturels de la Région.
Gemina est un portail documentaire, il est géré par le logiciel Alexandrie 7 et permet le téléchargement des documents au format .pdf.

Actuellement, la documentation générale, la production interne et les photos sont indexées et constituent une GED dans la mesure où les supports sont physiques et numériques.
Une seule personne indexe les documents. L'équipe peut maintenant compléter l’indexation des photos et les rechercher grâce aux logiciel Xnview et Picasa.

Le projet à cours terme est d’intégrer à cette gestion les documents administratifs tels que :
- Les contrats et conventions de gestion,
- Les factures et devis,
- Certains courriers,
- Les archives administratives…

Une autre personne du secteur comptabilité-secrétariat sera habilitée à indexer ces documents.

Référent(s) : 
Frédéric Biamino